Работни срещи с клиенти, преговори с партньори, фирмен обяд или посрещане на гости — всичко това често върви с разходи за храна, напитки и подаръци. Тези представителни разходи са допустими през фирмата, но имат специфично данъчно третиране, което е добре да познавате.
В този наръчник счетоводна кантора Rodi Consult (Варна) обяснява какво влиза в представителните разходи, какъв данък се дължи и как да ги ползвате правилно — актуализирано за 2026 г.
Накратко: представителните разходи (гости, храна и напитки, тържества, нощувки) са данъчно признати, но върху тях се дължи данък върху разходите от 10% (чл. 204 от ЗКПО). Изискват връзка с дейността и документ — достатъчна е дори касова бележка. Право на данъчен кредит по ДДС няма.
Какво са представителни разходи
По данъчното законодателство това са покупки с представителен или развлекателен характер, свързани с:
- посрещане, престой и изпращане на гости и делегации;
- нощувки;
- консумация на храна и напитки;
- организиране на делови срещи;
- тържества и развлекателни мероприятия;
- екскурзии.
Важно: ползвателят трябва да е външно лице (клиент, партньор), а не персоналът на фирмата. Облаги за служителите не са представителни разходи.
Двете задължителни условия
- Връзка с дейността — разходът трябва да създава добър имидж пред контрагенти и да носи настоящи или бъдещи ползи. Ако не е свързан с дейността, не е представителен и се третира като непризната постоянна данъчна разлика.
- Документална обоснованост — достатъчна е дори касова бележка (чл. 10, ал. 6 от ЗКПО); фактура не е задължителна.
Данъкът върху разходите
Върху представителните разходи се дължи данък върху разходите — 10% (чл. 204 от ЗКПО), на годишна база, върху общата сума с включен ДДС (право на данъчен кредит по ДДС няма). Самият данък е признат разход.
Пример: при представителни разходи за 9 500 € с ДДС дружеството начислява и внася данък върху разходите в размер на 950 €.
Защо е изгодно да ги декларирате
Мнозина укриват представителни разходи, за да избегнат 10% данък. Това е грешка: когато разходът е оповестен коректно, той намалява облагаемата печалба и се постига данъчна икономия. Ако не бъде отчетен като представителен, се превръща в постоянна данъчна разлика, която изобщо не се признава — и на практика плащате повече. За общата логика на печалбата вижте статията ни за корпоративния данък.
Представителни срещу рекламни разходи
Разграничението е важно, защото рекламните разходи са данъчно признати и върху тях не се дължи данък върху разходите. Реклама са популяризиране на стоки/услуги и брандирани подаръци (календари, химикалки, чаши с логото), в обичайни за дейността рамки. Симпозиуми и конференции за представяне на продуктите също не са представителни, а присъщи разходи.
Деклариране и внасяне
Данъкът върху разходите се декларира с годишната данъчна декларация (чл. 92 от ЗКПО), в частта за данък върху разходите. Срокът за подаване и внасяне е 30 юни на следващата година.
Често задавани въпроси
Какво са представителни разходи?
Представителните разходи са покупки на стоки и услуги с представителен или развлекателен характер: посрещане, престой и изпращане на гости и делегации, нощувки, храна и напитки, делови срещи, тържества и екскурзии. Насочени са към външни лица — клиенти и бизнес партньори, а не към персонала.
Какъв данък се дължи върху представителните разходи?
Върху представителните разходи се дължи данък върху разходите от 10% (чл. 204 от ЗКПО). Начислява се на годишна база върху общия размер на разходите, включително ДДС. Самият данък е данъчно признат разход.
Трябва ли фактура за представителен разход?
Не задължително. За представителните разходи законът допуска документиране само с касова бележка (чл. 10, ал. 6 от ЗКПО). Затова фирмен обяд или вечеря с бизнес цел се признава и без фактура от ресторанта.
Има ли право на данъчен кредит по ДДС за представителни разходи?
Не. Съгласно ЗДДС лицата, които извършват разходи за представителни и развлекателни цели, нямат право на данъчен кредит за тези разходи. Затова данъчната основа за данъка върху разходите включва и ДДС.
Каква е разликата между представителни и рекламни разходи?
Рекламните разходи (популяризиране на стоки и услуги, включително брандирани подаръци с логото на фирмата, в обичайни рамки) са данъчно признати и върху тях не се дължи данък върху разходите. Представителните разходи носят 10% данък върху разходите.
Изводът
Представителните разходи са напълно легитимен инструмент за изграждане на бизнес отношения. Ключът е да ги отчитате коректно — със 10% данък върху разходите — вместо да ги криете, което излиза по-скъпо. И да не ги бъркате с рекламните.
Искате да ги отчитате правилно? Разгледайте счетоводните услуги на Rodi Consult или се свържете с нас. Телефон: +359 893 474 576.
Тази статия има информативен характер и не представлява счетоводна или данъчна консултация. За конкретния Ви случай се обърнете към счетоводител.
